Cette semaine je laisse la parole à Isabelle Côté, mon adjointe depuis 9 ans, qui est notamment en charge du service clientes chez Femmes de challengeS.

Elle nous livre ses conseils pour organiser les tâches avec votre adjointe de façon efficace et dans la légèreté.

Si vous êtes entrepreneure et vous voyez que le travail avec votre adjointe n’est pas aussi simple que vous le souhaitez. Vous vous demandez si c’est vous qui ne savez pas comment la gérer ou elle qui, peut-être, de vous convient pas.

Si vous êtes une entrepreneure et que vous envisagez de faire appel à une adjointe prochainement, ces conseils vous permettront de démarrer avec de bonnes pratiques.

Avec mon expérience de 9 ans en tant qu’adjointe virtuelle, voici mes conseils pour bien vous organiser avec votre adjointe tout en conservant de la légèreté au quotidien.

1 – Bien communiquer

Comme dans toute relation, la communication est vraiment la clé numéro 1. Trouver la bonne façon pour communiquer avec votre adjointe facilitera le transfert des tâches et allègera le quotidien de tous. Communiquer efficacement vous évitera aussi de nombreux allers-retours ou des réunions qui n’en finissent plus. Voici les points à ne pas oublier pour mettre en place un communication efficace:

• • • • • Être claire
    • Bien définir les délais
    • Se garder du temps en cas d’imprévus

2 – Créer des procédures

Créer des procédures, c’est souvent l’épine dans le pied des entrepreneures. Certes, ça demande du temps pour tout rédiger et s’assurer de ne rien oublier. C’est souvent la première chose qu’on remet à plus tard dans notre to-do list. Mais cela vous sauvera beaucoup de temps et de stress dans le cas où vous seriez rendue à ajouter des membres à votre équipe, à redisperser les tâches, ou tout simplement si vous devez changer d’adjointe. Avoir des procédures claires, détaillées et facilement accessibles assurera une belle autonomie à votre adjointe, et une liberté d’esprit pour vous afin de rester dans votre zone de génie 🙂

3 – Les attentes face aux délais

Être entrepreneure, on le sait, ça nous permet une vraie liberté de notre horaire. Or, liberté d’horaire ne veut pas dire que les délais n’existent plus, bien au contraire. C’est d’autant plus important de bien savoir et pouvoir les gérer afin d’organiser ses autres activités. En tant que chef de votre entreprise, vous devriez avoir des attentes clairement définies et communiquées face aux délais de livraison attendus quant aux différentes tâches. De plus, il faut aussi savoir bien les aligner avec la façon de travailler de votre adjointe, son propre horaire et son organisation de travail. Clairement déterminer ses attentes en début de collaboration ainsi que pour chaque tâche demandée et les réviser au besoin est primordial afin que votre adjointe puisse gérer les priorités et son quotidien sans que cela n’affecte négativement la croissance de votre entreprise.

4 – Utiliser les bon outils

De nos jours il y a des outils disponibles pour à peu près chaque chose qu’on souhaite faire. Il y en a même plusieurs! Comment faire pour s’y retrouver et choisir les bons outils pour travailler avec votre adjointe? Ces étapes simples vous permettront d’avancer dans la bonne direction et que votre quotidien avec votre adjointe soit vraiment optimisé:

• Faire la liste des outils que vous utilisez déjà, de ce qui selon vous fonctionne bien ou pas. Vous vous rendrez peut-être compte que les outils que vous utilisez sont déjà très efficaces, ou au contraire qu’ils ne répondent pas à vos besoins.
• Identifier les tâches et processus qui pourraient être optimisés grâce à des outils ou applications.
• Regarder les différentes options disponibles. Selon vos besoins, votre budget et l’avancement de votre entreprise, les possibilités sont quasi infinies!
• Se rappeler qu’avec le temps, l’outil choisi pourrait ne plus faire l’affaire et donc, être appelé à changer. Prendre en compte la facilité de transfert vers un autre outils ultérieurement peut donc être une bonne idée.

5 – Faire confiance !

L’étape ultime à laquelle on souhaite toutes arriver, c’est d’avoir une véritable liberté d’esprit et de temps pour faire ce dans quoi nous sommes vraiment les meilleures. Pour en arriver là, faire confiance à son adjointe est primordial. Une fois que vous avez trouvé la personne avec qui vous vous entendez bien et avec qui vous avez envie d’avancer, faites lui confiance! Partez avec l’idée que, jusqu’à preuve du contraire, elle vous épaulera et vous aidera à évoluer au meilleur d’elle-même. Rappelez-vous aussi que la vie vie ne changera pas après qu’une erreur ait été faite. Les humains sont parfaitement imparfaits, autant vous que les autres membres de votre équipe. Misez sur le positif de chacun. Permettez l’autonomie, dites les vraies choses et soyez reconnaissante de l’implication des différents membres de votre équipe!