En étant à son compte et dans l’envie de flexibilité, avoir une équipe virtuelle est une excellente façon de travailler.

Chaque membre de votre équipe est un prestataire extérieur, lui-même entrepreneur qui peut d’ailleurs vivre dans un autre pays. Ainsi, il comprend tout à fait vos besoins de réactivité, d’efficacité et d’engagement pour votre entreprise.

Travaillant à distance et principalement par Skype, il est nécessaire de mettre en place des stratégies pour vous assurer de bien travailler ensemble. Aujourd’hui, je vous présente 3 stratégies que j’utilise avec mes 2 co-équipières. 🙂

Fixer des objectifs SMART

Fixer des objectifs SMART à chacun des membres de votre équipe va vous assurer un taux de satisfaction élevé dans l’exécution des tâches et une meilleure autonomie pour votre équipe.

Que veut dire SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel.

À titre d’exemple, une tâche formulée avec la méthode SMART : insérer le contenu du document Word ci-joint, mettre en forme selon le modèle habituel et publier la newsletter pour vendredi 6 mars ou encore : contacte le prestataire X pour savoir si la salle peut être réservée pour le X juin et accueillir 25 personnes.

Avoir une réunion hebdomadaire

Se réunir, chaque semaine, via Skype pour faire un point sur les avancées, les questions et difficultés des projets en cours permet de clarifier rapidement, de s’assurer un rendez-vous fixe et de travailler en mode équipe.

Travailler avec des prestataires extérieurs nécessite aussi de les impliquer pour qu’ils se sentent partie intégrante de votre entreprise. C’est important qu’ils aient un sentiment d’appartenance. De même, leur partager votre stratégie et vos principaux challenges de l’année va les motiver à vous soutenir encore plus dans votre croissance.

Utiliser Basecamp

Basecamp est un excellent outil de gestion de projet et suivi des tâches. Personnellement, chaque dimanche soir, j’attribue les tâches et projets aux deux personnes qui travaillent avec moi. Ainsi, le lundi midi, lors de notre réunion, nous en parlons et voyons ensemble quelle serait la meilleure échéance pour les réaliser.

Ainsi, j’ai une visibilité des tâches de chacune et pour chaque tâche, nous pouvons communiquer et je vois lorsqu’elle est terminée. De même, nous nous échangeons des documents qui peuvent être archivés dans l’outil.

Cela nous permet de tout centraliser et de pouvoir revenir également sur d’anciennes tâches, d’anciens projets ou des documents que nous souhaiterions récupérer. 

Si vous vous sentez aujourd’hui débordée dans votre entreprise, voire épuisée, c’est qu’il est peut-être temps, pour vous, de constituer votre équipe et de mettre en place des systèmes et des procédures internes. Rejoignez mes clientes Équilibre, c’est exactement ce que je les accompagne à faire afin qu’elles puissent retrouver du plaisir à travailler et l’équilibre de vie qu’elles ont perdus : Pour plus de détails sur le forfait Équilibre, cliquez ici.